1. Xem danh sách “Chức vụ trong phòng ban”

• Bước 1: Nhấp chọn module [Quản trị hệ thống] → Hệ thống hiển thị bảng điều khiển của tính năng “Quản trị hệ thống”.

• Bước 2: Nhấp chọn tính năng "Chức vụ trong phòng ban" → Hệ thống hiển thị màn hình “Danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên” đã có trên hệ thống

• Kết quả: Hệ thống hiển thị màn hình “Danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên” đã có trên hệ thống, gồm:
  • Bảng danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên
    • Mặc định: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên đã được cấu hình.
    • Người dùng có thể điều chỉnh điều kiện tìm kiếm ở mục 2.
  • Khu vực thao tác với đối tượng chức vụ, phòng ban của nhân viên

2. Tìm kiếm danh sách chức vụ trong phòng ban

• Bước 1: Xem danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên (Tham khảo mục 1)
• Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm:
  • Cách 2: Nhập thông tin bên dưới tên cột tại bảng Danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên → Hệ thống tìm kiếm nhanh theo từng ký tự User nhập.

• Bước 3: Xem kết quả tìm kiếm: Sau khi xác nhận điều kiện tìm kiếm, hệ thống sẽ truy vấn và hiển thị kết quả tại bảng Danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên.
  • TH có kết quả 

• TH không có kết quả 

3. Xem thông tin chức vụ trong phòng ban

• Bước 1: Thực hiện tìm kiếm danh sách chức vụ, phòng ban của nhân viên (Tham khảo mục 2)
• Bước 2: Nhấp chọn vào dòng thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên cần xem chi tiết.

• Kết quả: Hệ thống hiển thị: Thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên được chọn

4. Chỉnh sửa thông tin chức vụ trong phòng ban

• Bước 1: Thực hiện xem thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên (Tham khảo mục 3)
• Bước 2: Chọn nút icon [Sửa] → để thực hiện chỉnh sửa các thông tin của chức vụ, phòng ban của nhân viên được chọn

• Bước 3: User có thể chọn các thông tin cần chỉnh sửa của chức vụ, phòng ban của nhân viên bao gồm:
  • Phòng ban
  • Mã chức vụ
  • Mã nhân viên
  • Thời gian hiệu lực

Lưu ý: Danh mục chức vụ, phòng ban của nhân viên cần nối với các danh mục bao gồm: phòng ban, chức vụ - vị trí, nhân viên để phân loại ra một nhân viên sẽ có chức vụ gì và thuộc về phòng ban nào.

• Bước 4: Sau khi thực hiện điều chỉnh thông tin, User có thể thực hiện 3 thao tác như sau:
  • Chọn nút [Xóa]  → Để thực hiện hủy bỏ những chỉnh sửa lên chức vụ, phòng ban của nhân viên được chọn
  • Chọn icon [Lưu] → Để thực hiện lưu những thông tin vừa chỉnh sửa lên chức vụ, phòng ban của nhân viên được chọn
  • Tích chọn hay bỏ chọn nút “Sử dụng” → Để tùy chọn thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên đó có được sử dụng để thực hiện ký số ở các biểu mẫu có liên quan

• Kết quả:
  • Chọn “Hủy” → Thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên được giữ nguyên
  • Chọn “Lưu” → Thông tin vừa được chỉnh sửa sẽ được lưu vào hệ thống
  • Hủy chọn “Sử dụng” → Thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên sẽ bị vô hiệu và không được dùng cho việc thực hiện các quy trình ký có liên quan đến chức vụ đó

5. Thêm mới thông tin chức vụ trong phòng ban

• Bước 1: Thực hiện xem thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên (Tham khảo mục 2)
• Bước 2: Chọn nút [Thêm]  → để thực hiện thêm mới một đối tượng chức vụ, phòng ban của nhân viên

• Bước 3: User có thêm thêm mới một chức vụ, phòng ban của nhân viên với những trường thông tin bắt buộc có dấu sao, bao gồm:
  • Phòng ban
  • Mã chức vụ
  • Mã nhân viên
  • Hiệu lực

• Bước 4: Sau khi thực hiện nhập liệu thông tin, người dùng có thể thực hiện 3 thao tác như sau:
  • Chọn nút [Xóa] → Để thực hiện hủy bỏ những thông tin vừa nhập liệu
  • Chọn nút [Lưu] → Để thực hiện lưu những thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên vừa nhập liệu
  • Tích chọn hay bỏ chọn nút “Sử dụng” → Để tùy chọn thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên đó có được sử dụng để thực hiện quy trình ký số hay không.

• Kết quả:
  • Chọn “Hủy” → Thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên vừa nhập sẽ không được tạo
  • Chọn “Lưu” → Thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên vừa nhập sẽ được tạo vào hệ thống
  • Tích chọn “Sử dụng” → Thông tin chức vụ, phòng ban của nhân viên sẽ được sử dụng cho việc nhân việc đó thuộc phòng ban nào và có chức vụ gì để có thể ký số biểu mẫu