1. Xem danh sách “Thông tin ký số của nhân viên”

Bước 1: Nhấp chọn module "Quản trị hệ thống" → Hệ thống hiển thị bảng điều khiển của tính năng “Quản trị hệ thống”

Bước 2: Nhấp chọn "Thông tin ký số của nhân viên" → Hệ thống hiển thị màn hình “Danh sách thông tin ký số của nhân viên” đã có trên hệ thống

Thông tin kí.jpg

Kết quả: Hệ thống hiển thị màn hình “Danh sách thông tin ký số của nhân viên” đã có trên hệ thống, gồm:
- Thanh tìm kiếm
- Bảng danh sách chứng thư số của tài khoản trên hệ thống:
  - Mặc định: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhóm người dùng đã được cấu hình.
  - Người dùng có thể điều chỉnh điều kiện tìm kiếm ở mục 2.

xem TTKS.jpg

2. Tìm kiếm danh sách chứng thư số

Bước 1: Xem danh sách thông tin ký số của nhân viên (Tham khảo mục 1)
Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm:
- Nhập thông tin bên dưới tên cột tại bảng Danh sách chứng thư số → Hệ thống tìm kiếm nhanh theo từng ký tự User nhập.

tìm kiếm ttks.jpg

Bước 3: Xem kết quả tìm kiếm: Sau khi xác nhận điều kiện tìm kiếm, hệ thống sẽ truy vấn và hiển thị kết quả tại bảng Danh sách thông tin ký số của nhân viên.
- TH có kết quả

có kqua tts.jpg

Không có kết quả

ko tts.jpg

3. Xem thông tin chứng thư số

Bước 1: Thực hiện tìm kiếm danh sách thông tin ký số của nhân viên (Tham khảo mục 2)
Bước 2: Nhấp chọn vào dòng thông tin chứng thư số cần xem chi tiết.

dòng ttks.jpg

Kết quả: Hệ thống hiển thị các thông tin chứng thư số đã được chọn để xem bao gồm:
- Thông tin nhân viên theo chứng thư số
- Hình ảnh chữ ký
- Chứng chỉ ký số
- Chứng thư số

Chứnh.jpg

4. Chỉnh sửa thông tin chứng thư số

Bước 1: Thực hiện xem thông tin thông tin ký số của nhân viên (Tham khảo mục 3)
Bước 2: Chọn nút icon [Sửa] → để thực hiện chỉnh sửa hình ảnh chữ ký của chứng thư số

sửa.jpg

Lưu ý: Các thông tin ký số của nhân viên khi đã tạo thì chỉ có thể chỉnh sửa lại hình ảnh chữ ký, không thể chỉnh sửa được “Chứng thư số” và “Chứng chỉ ký số”.

Bước 3: User có thể chỉnh sửa hình ảnh của chữ ký bằng một hình ảnh Scan chữ ký khác bằng cách nhấn vào hình ảnh chữ ký hiện tại. Tuy nhiên có một số quy định về hình ảnh đầu vào, bao gồm:
- Tên file “.png”
- Kích thước ảnh chữ ký “800x300”

chữ ký.jpg

Các yêu cầu hình ảnh này là quy định để hình ảnh chữ ký có thể hiển thị khi tài khoản thực hiện ký số.

Sau khi chọn một ảnh chữ ký mới trên máy tính, User chọn button [Cập nhật ảnh] để lưu ảnh vừa chọn vào hình ảnh chữ ký.

Bước 4: Sau khi thực hiện điều chỉnh hình ảnh chữ ký, User có thể thực hiện 3 thao tác như sau:
- Chọn button [Xóa] → Để thực hiện hủy bỏ những chỉnh sửa lên thông tin chứng thư số của nhân viên được chọn
- Chọn button [Lưu] → Để thực hiện lưu hình ảnh chữ ký vừa cập nhật lên nhân viên được chọn
- Tích chọn hay bỏ chọn nút “Khóa”→ Để tùy chọn xem chứng thư số đó có được phép sử dụng để ký số biểu mẫu trên hệ thống không

Hủy lưu xóa cts.jpg

Kết quả:
- Chọn “Hủy” → Hình ảnh chữ ký của nhân viên được giữ nguyên
- Chọn “Lưu” → Hình ảnh chữ ký vừa được cập nhật sẽ được lưu vào hệ thống
- Chọn “Khóa” → Thông tin ký số của nhân viên sẽ bị vô hiệu và không được dùng cho việc thực hiện ký số biểu mẫu

5. Thêm mới thông tin chứng thư số cho tài khoản

Bước 1: Thực hiện xem danh sách thông tin ký số của nhân viên (Tham khảo mục thêm mới cấp bậc)
Bước 2: Chọn button [Thêm] → để thực hiện thêm mới một đối tượng chứng thư số

thêm cts.jpg

Bước 3: User có thể thêm mới một thông tin ký số của nhân viên với những trường thông tin bắt buộc có dấu sao, bao gồm:
- Mã nhân viên

mã nv.jpg

Lưu ý: Mã nhân viên được dùng để tạo thông tin ký số là mã nhân viên được tạo ở mục thêm mới cấp bậc.

Bước 4: Sau khi thực hiện nhập liệu thông tin, người dùng có thể thực hiện 3 thao tác như sau:
- Chọn icon [Xóa] → Để thực hiện hủy bỏ những thông tin vừa nhập liệu
- Chọn icon [Lưu] → Để thực hiện lưu những thông tin ký số của nhân viên vừa nhập liệu
- Tích chọn “Khóa”→ Để tùy chọn thông tin ký số của nhân viên có được sử dụng để thực hiện quy trình ký số hay không
Bước 5: Sau khi tạo mới thông tin ký số, User cần vào lại thông tin ký số vừa tạo để “Kích hoạt chứng thư số” và cung cấp “hình ảnh chữ ký cho thông tin ký số đó.
- Chọn button [Active Chứng thư số] → Để kích hoạt thông tin ký số vừa tạo
- Chọn vào khu vực hình ảnh chữ ký số để upload 1 file ảnh chữ ký và chọn button [Cập nhật ảnh] → Để cập nhật hình ảnh chữ ký số sẽ được dùng để hiển thị thi thực hiện ký số biểu mẫu

Lưu ý: Có một số quy định về hình ảnh đầu vào, bao gồm:

Tên file “.png”
Kích thước ảnh chữ ký “800x300”

Các yêu cầu hình ảnh này là quy định để hình ảnh chữ ký có thể hiển thị khi tài khoản thực hiện ký số.

Bước 6: Sau khi “Kích hoạt chứng thư số” và “Cập nhật hình ảnh chữ ký”, thông tin ký số của nhân viên đã được tạo nhưng chưa thể sử dụng để ký số biểu mẫu vì cần phải cấp mã pin cho thông tin ký số đó. Sẽ được hướng dẫn ở mục 4.6.

6. Cấp chứng chỉ cho thông tin ký số (Cấp mã pin)

Bước 1: Truy cập ứng dụng và Nhập tên đăng nhập, mật khẩu.
Bước 2: Chọn button [Đăng nhập] → để truy cập vào hệ thống.
- Nếu thông tin đăng nhập sai, thì hệ thống sẽ báo lỗi -> Người dùng quay lại bước 1.
- Nếu thông tin đăng nhập đúng, hệ thống hiển thị màn hình chủ.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, người dùng chọn nút → để tiến hành tạo mã pin chứng thư số
Bước 4: User nhấn chọn → để thực hiện nhập mã pin xác nhận để tạo chứng chỉ ký số

Lưu ý: Mã pin sẽ bao gồm là chuỗi 6 số tự nhiên, và chỉ cần nhập 1 lần và tiến hành “Lưu” để hệ thống tạo chứng chỉ ký số cho nhân viên đó.

Kết quả:
- Sau khi thực hiện cấp mã pin xong, User vào hệ thống bằng Website và tìm kiếm thông tin ký số của nhân viên đó.
- Sẽ có dữ liệu ở mục “Chứng chỉ ký số” để chứng minh là Thông tin ký số của nhân viên đó đã có thể thực hiện chức năng ký số biểu mẫu

chứng chỉ.jpg